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Blog de Yoly

Aprende a organizar tu agenda para ser más productivo

Organiza tu agenda

Muchos familiares y amigos me preguntan cómo logro que me alcance el tiempo para atender todos mis proyectos (mis blogs, mi negocio propio, mi trabajo) y mi familia. No es que sea sencillo, pero usando algunos trucos para organizar mi agenda puedo dedicarle tiempo a todo y tener mi día programado.

Sin mi programación diaria y sin mi agenda, mi día seria un completo desastre. Aunque tengas una memoria maravillosa, debes apoyarte en una herramienta que te respalde y te recuerde lo que debes hacer durante tu día.

Beneficios de organizar tu agenda

  1. Tienes la tranquilidad que no has olvidado nada. Creanme cuando les digo que no hay nada peor que olvidar una fecha importante o no realizar una tarea de suma importancia. También es excelente para el manejo de tus finanzas y llevar el control de tus fechas de pagos.
  2. Ahorras y administras tu tiempo: Con tu agenda organizada, te es incluso más práctico ordenar tu día colocando de seguido tareas relacionadas o similares que te van a permitir ahorrar tiempo. Además que pones tus límites y te permites tus momentos de descanso y tu tiempo personal.
  3. Te vuelves más eficiente: Con checklist a mano, logras darte cuenta que con una buena organización lograr hacer más cosas e incluso terminar tareas a si dejas que todo “fluya” en la medida que se dan las cosas

Qué tipo de Agenda usar

La mejor ventaja de todo esto es que hay variedad para todos los gustos. Las tienes digitales o físicas, e incluso puedes usar ambas.

Agendas Físicas

Si eres de la personas que no dejan las cosas olvidadas y les gusta tomar notas, una agenda física es tu alternativa. Lo bueno de esto es que puedes hacerlas muy divertidas. Colocar stickers, usar variedad de tintas de colores para escribir la información, puedes conseguirlas temáticas. En lo personal recomiendo aquellas que traen frases motivacionales que te sirven de inspiración cada mañana.

También puedes conseguir agendas en blanco y personalizarlas a tu gusto. Lo importante es que tengas a la mano siempre tu agenda y no la pierdas por nada del mundo.

La desventaja de este método, es que no tienes un respaldo de tu información, y en donde se llegue a perder o dañar tu agenda, te tocará empezar de cero a organizar tus días.

Agendas Virtuales

Una de las principales ventajas de las agendas virtuales es que puedes accesarlas desde cualquier dispositivo, por lo que si no tienes a mano una computadora, tu celular te puede funcionar para verificar tu información, y más hoy en día que casi todo el mundo tiene un celular a mano.

Las agendas virtuales son mis favoritas. No me ocupan espacio, si no tengo un boligrafo o lápiz a mano no hay impedimento para registrar cualquier compromiso.

Un truco para organizar tu agenda puede ser utilizar Google Calendar, ya que lo puedes usar desde cualquier dispositivo y se sincroniza con tu cuenta de correo electrónico de gmail, permitiéndote crear recordatorios sin necesidad de invertir en una aplicación o dispositivo adicional.

Puedes combinar las agendas virtuales con tu agenda física, todo lo que te funcione para organizarte y planificar aplícalo.

La clave para organizar tu tiempo y ser más productivo

Tengo la agenda de mi correo electrónico sincronizada con mi calendario y la veo desde mi pc y mi teléfono. Es la mejor recomendación, no se les escapa prácticamente nada.

Otros de los trucos que uso para organizar mi agenda y no perderme de nada son:

1. Siempre lleva un registro de las actividades más importantes que debes realizar. Usa un planificador diario o semanal para llevar el registro de los eventos y tareas más imporantes que debes realizar. Además te permitirá organizar tu tiempo a futuro y tener un plan de acción para todo.

Para hacerte más fácil el proceso, te regalos estas plantillas para planificar tu día. Sólo imprimelas y listo.

2.Recordatorios: Coloco recordatorios de los temas más importantes con cierta anticipación para asegurarme de estar preparada. De igual manera, tengo recordatorios de renovación de contratos, expiración de suscripciones, fechas de pagos voluntarios, citas médicas. Lo bueno es la flexibilidad que tienes para colocar de todo.

3. Tiempo para mí: Siempre procuro dejar espacios libres durante el día, para dedicarlo a mi familia, mis amigos y tiempo para mí. Adicional delimito el tiempo de mi día. No puedo trabajar o tener una agenda que me tome más de 12 horas, sería completamente desgastante. Hay que incluir en nuestra rutina hábitos saludables que nos hagan más productivos evitando exceso de trabajo.

4. Reviso siempre mi agenda antes de tomar cualquier compromiso. Antes de decir sí a cualquier cosa, reviso mi agenda para no tener conflicto con las fechas, y en caso de no ser posible hay que decir que nó. El hecho de decir no a alguien no te hace desorganizado o malo, por el contrario si realmente quieres dar la atención o servicio que esa persona necesita, debes hacerlo en el espacio necesario.

5. Medición de tiempos. Al momento de registrar una tarea en mi agenda, ya tengo una estimación de cuánto tiempo me va a tomar realizarla o cuánto tiempo le puedo dedicar. Si no es el suficiente, agendo un segundo espacio para otro momento. Tener una idea de la duración de tus tareas te permite organizar mejor tu tiempo y tu día.

6. Marcar las tareas que he realizado. Al llevar un checklist de lo que tengo que hacer durante mi día, le coloco una marca que me indique lo que se logró cumplir y lo que está pendiente. Lo que va quedando pendiente lo reprogramo o incluso lo cancelo si realmente no tiene relevancia.

7. Revisar mi agenda periodicamente. Una buena práctica es ver mi agenda la noche anterior, de esta manera estaré preparada para el día siguiente en caso de tenga algo importante que realizar que amerite una acción adicional (una reunión importante que requiera una vestimenta especial, tener algún material impreso para mi cita, cumpleaños de alguien que deba felicitar o enviar un presente, etc).

8. Tiempo para mis finanzas personales. Siempre tengo reservado un tiempo para verificar mis finanzas, programar pagos, monitorear mis gastos, ingresos, etc. Esto es algo muy importante para mantener nuestas finanzas personales al día.

9. Gestión del tiempo (urgente e imporante). Durante los años aprendí a clasificar las cosas de la siguiente manera

  • Importante y urgente: son las cosas en las que más nos tenemos que enfocar y atender como prioridad. Proyectos importantes, temas de crisis que se tengan que atender de manera inmediata.
  • Urgente pero no importante : Son aquellas cosas que requieren una rápida atención y resolución inmediata, pero no son realmente una prioridad; se pueden hacer a lo largo del día. Llamadas telefónicas, reuniones, etc.
  • No urgente pero importante: Son los temas que no podemos dejar de realizar, pero pueden esperar un poco. Actividades de planificación, actualizaciones de información, etc.
  • No urgente y no importante: Son aquellos temas que podemos reprogramar o incluso cancelar, ya que no ameritan nuestra completa atención. Por ejemplo posponer responder algún email, cosas agenas a nuestra responsabilidad que no afecten nuestro trabajo o actividades.

Aplicaciones Móviles para gestionar tus tareas

A continuación te comparto algunas aplicaciones móviles que harán más fácil tu vida permitiendo tener al alcance de tu mano las tareas que debes hacer de forma más ordenada

1. Microsoft To Do

Es una excelente herramienta disponible para Android, IOS de forma gratuita que además está disponible para Windows y Mac.

Con ella puedes organizar tus tareas y proyectos, puedes anotar tus tareas de forma rápida colocarles fechas de vencimiento, recordatorios, archivos adjuntos y descripciones.

Altamente recomendada.

2. Todoist

Esta aplicación tambien goza de mucha popularidad. Tambien la puedes encontrar disponible para Android y IOs

Puede ser de gran ayuda para tareas personales asi como para proyectos. Entre sus funcionalidades puedes añadir tareas de forma rápida, agregar subtareas y secciones. Además que puedes vincular esta aplicación a tu email y calendario para hacer todo más sencillo para ti.

3. Google Keep

No podiamos dejar atrás esta aplicación de Google. El fuerte de esta apliación te permite crear notas y listas desde el dispositivo móvil. Una imporante característica es que las notas puedes ser texto, voz o imagenes que tomes mediante la camara de tu dispositivo.

Esta disponible de forma gratuita para Android y IOS.

Otras plataformas que te pueden interesar:

  • TickTick
  • Any.do
  • Trello
  • Productive
  • Google Task
  • Do! – Simple to Do List

Espero que estos trucos para organizar tu agenda te ayuden a ser más productivos y te hagan la vida más fácil.

Comparte con nosotros cuales son tus tips! Los leo en los comentarios.